Ana Sayfa \ Makaleler
MÜVEKKİL YÖNETİMİ SÜRECİ
Müvekkilin işini anlamak
Müvekkilin yaptığı işleri bilmek, verilen hukuk hizmetleriyle ilişkisini kurmak, müvekkilin içinde bulunduğu sektörü genel olarak tanımak, müvekkilin sektördeki yerini bilmek, sektöre genel olarak etki edebilecek hukuki gelişmelerden haberdar olmak, yeni düzenlemeleri bilmek, müvekkil ile kurulacak ilişkinin uzun dönemli olmasını sağlar. Bu bilgileri edinmek için araştırmaya zaman ayırmak gerekir. Ancak böyle bir araştırma sonucunda büronun nerelerde katma değer sağlayabileceği ortaya çıkarılabilir.
Aşağıdaki kategorilerde müvekkile dair bilgi edinilebilir. Bu konularda ne kadar çok bilgi edinilebilirse büronun karşılaştırmalı rekabet avantajı da o kadar artacaktır.
Müvekkilin faaliyet gösterdiği Pazar:
- Müvekkil mevcut durumda hangi pazarda faaliyet göstermektedir?
Gelecekte hangi pazarda faaliyetlerini sürdürecektir?
- Pazarın büyüklüğü nedir? Uluslararası özellik taşımakta mıdır?
- Doymuş bir pazar mı büyüyen bir pazar mıdır?
- Pazardaki diğer büyük oyuncular kimlerdir? Müvekkilin diğer rakiplerine göre konumu nasıldır?
- Pazar nasıl yapılandırılmıştır? Tedarik kanalları nelerdir?
- Müvekkil, pazarda istediklerini gerçekleştirmede hangi zorluklarla karşılaşmaktadır?
- Müvekkil piyasada kullanıcılar, müşteriler veya rakipler tarafından nasıl değerlendirilmektedir?
Müvekkilin finansal durumu:
- Müvekkil büyümekte midir? Ne kadar hızlı ve hangi alanlarda büyümektedir?
- Müvekkilin gelirleri hangi müşterilerinden sağlanmaktadır? Gelirleri güvencede midir?
- Müvekkil ödeme güçlüğü çekmekte midir?
Piyasaya açık bir şirket ise finansal tabloları sağlıklı bir yapıyı göstermekte midir?
Müvekkilin operasyonları:
- Müvekkil nasıl organize olmuştur? Organizasyon şeması ve bu şemada kişilerin
görev ve sorumlulukları nelerdir?
- Organizasyon nasıl yapılandırılmıştır? Bölümler halinde mi çalışmaktadır?
Ürün, endüstri veya coğrafi bölgeye göre mi ayrımı yapılmıştır?
- Müvekkilin müşterileri kimlerdir? Tedarikçileri kimlerdir?
- Önümüzdeki 2-5 yıl arasında müvekkil pazara yeni ürün veya hizmet sunacak mıdır?
- Müvekkil işini yaparken teknolojiyi ne yoğunlukta kullanmaktadır?
Hukuki çevre
- Hukuk ve şirketi ilgilendiren hukuki düzenlemelere dair müvekkilin genel bilgi düzeyi nasıldır?
- Hukuk departmanının büyüklüğü ne kadardır? Nasıl organize olmuştur? Anahtar kişiler kimlerdir?
- Anahtar kişilerin yetkileri nelerdir?
- Müvekkilin mevcut ve gelecekteki hukuki ihtiyaçları nelerdir?
Müvekkil dış avukatları kullanarak hukuki ihtiyaçlarını karşılama konusunda ne düşünmektedir?
- Hukuk hizmetleri için ayrılan yıllık bütçe ne kadardır?
- Müvekkil, hukuk bürolarını seçerken nasıl bir kriter kullanmaktadır?
Müvekkil hizmet düzeyi anlaşmaları kullanmakta mıdır?
- Müvekkilin büro hakkındaki algısı nasıldır?
- Müvekkilin büro ile tecrübesi nasıldır?
- Rakip bürolar müvekkil tarafından nasıl değerlendirilmektedir?
Müvekkil ile gözden geçirme toplantıları
Bu tip toplantılar hem işle ilgili hem de ilişkileri güçlendirmek adına yapılırsa faydalı olmaktadır. Toplantıların sıklığı müvekkil ile ilişkilerin derinliğine ve müvekkilin tercihlerine bağlıdır. Yine de en azından her 3 ayda bir müvekkil toplantısı yapmak yararlı olur. Ancak bu tip toplantılarda verilen hukuki hizmetin değeri müvekkile aktarılabilir. Bu sayede iş ilişkileri genişletilebilir ve fiyatlar daha rahat müzakere edilebilir. İlişkilere gereken önem verilmezse büronun sadece bir maliyet merkezi olarak görülme tehlikesi vardır. Bu toplantılar ayrıca büro açısından olabilecek problemleri önceden görüp hazırlık yapma, fırsatları öğrenebilmek ve müvekkile iletmek istenilen mesajları aktarmak açısından önemlidir.
Bu tip bir toplantıda nasıl bir Gündem hazırlanabileceği aşağıda örnek olarak verilmiştir:
Müvekkil toplantısı gündemi:
- Müvekkil için yapılan işe dair müvekkile güncel bilgi verme
- Son yapılan işlerde büronun performansı
- Müvekkilin önemli projeleri, planları, geliştirme çalışmaları hakkında güncel bilgi
- Büronun müvekkil için çalışan proje takımında müvekkile bildirilmesi gereken değişiklikler
- Müvekkile verilebilecek eğitimler, düzenlenebilecek seminerler
- Bürodaki genel değişikliklere (yeni ortak olanlar, reorganizasyon, alınan ödüller, yeni ofis yeri,
büyük işler) dair müvekkili bilgilendirme
Toplantı öncesi aşağıdaki soruların cevapları büro tarafından verilebilirse kritik konularda hazırlık yapılmış olacaktır.
- Eğer büro belirli bir görüşü vermeseydi müvekkilin işi olumsuz etkilenirmiydi?
- Büro’nun verdiği görüş müvekkilin tasarruf yapmasını sağladı mı?
- Büro’nun verdiği görüş müvekkilin önemli bir müşterisi veya tedarikçisiyle
bozulabilecek bir ilişkiyi düzeltti mi?
- Büro, müvekkilin riskini azaltmasına yardımcı oldu mu?
- Kısa bir sürede hazırlanması gereken önemli bir hukuki hizmet müvekkile verildi mi?
- Müvekkil büro sayesinde ne faydalar elde etti?
Toplantıda görüşülebilecek konular ve müvekkile iletilebilecek bilgiler açısından da aşağıdakilerin bilinmesinde fayda vardır.
- Müvekkil işleri nasıl seyretmektedir? (alınan ücretler, alacaklar,vb.)
- Müvekkilin bürodaki kontağı nasıl performans göstermektedir?
- Eğer bir eğitim verildiyse veya seminer düzenlendiyse müvekkilin bu aktiviteye
katılıp katılmadığının öğrenilmesi
- Endüstrideki ve müvekkilin işindeki son haberlere dair bilgili olmak
Toplantı sonrasında yapılacaklar için hemen harekete geçmek ve müvekkilin görmek isteyeceği hizmet iyileştirmelerini hemen yürürlüğe koymak gerekir.
Ayrıca Büro müvekkil görüşmesinden sonra fırsatları gözlemlediyse bunları işe dönüştürmek için de çabuk hareket etmelidir. Toplantıya katılmayan avukatlara da bu bilgileri hemen iletmek gerekir ki çalışmalarını bu yönde sürdürsünler.
Müvekkil aksiyon Planı için bir örnek
Müvekkillerin büyüklüğü ve yapılan işlerin karmaşıklığına göre değişebilmekle birlikte aşağıda örnek bir müvekkil aksiyon planı hazırlanmıştır:
1. İş ilişkisinin ve gelir potansiyelinin gözden geçirilmesi
|
Güçlü Yönler
|
İş ilişkisindeki zayıflıklar |
|
Genel değerlendirme
|
Rekabet/Diğer tehditler/Çıkar çatışması |
2. Anahtar müvekkil kontakları
3. Büro müvekkil kontakları
4. İş Fırsatlarının değerlendirilmesi
|
İş Fırsatı
|
Yapılacaklar |
Son Tarih |
Beklenenler |
Fırsat için Büro neden seçilebilir? |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Planlanan aktiviteler
|
Kısa dönem (1-6 ay) |
Büro Katılımcısı |
Tarih |
|
Şirket avukatı ile tanışma |
|
|
|
Şirket içindeki hukuk grubuna, rekabet hukukunun sektörde uygulamalarına dair seminer verilecek |
|
|
|
Orta dönem (6-12 ay) |
Büro Katılımcısı |
Tarih |
|
İlgili departmanların yöneticileri ile tedarikçi sözleşmeleri ve iş hukuku konusunda toplantı yap |
|
|
|
Önerilenlerin yapıldığını denetle |
|
|
|
Uzun dönem (12-24 ay) |
Büro Katılımcısı |
Tarih |
|
Şirketin 1 yıl sonra planladığı yenilenebilir enerji yatırımına dair hukuki çalışmaları şimdiden organize et ve planla |
|
|
6. Önceki dönemden tamamlanmamış aktiviteler
|
Kısa dönem (1-6 ay) |
Orta dönem (6-12 ay) |
Uzun dönem (12-24 ay) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. Müvekkile dair genel bilgi
|
Sektörde müvekkil şirketin sıralaması, büyüklüğü: Pazardaki konumu: Çalışan kişi sayısı: (Mavi yaka/Beyaz yaka) Geliri: Büyüme hedefleri: |
8. Müvekkil ile çalışan Rakip Bürolar
|
Rakip Büro |
Müvekkil ile ilişkisi |
Yaptıkları işin niteliği |
Notlar |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. Müvekkilin proje takımı ve anahtar kontaklarla ilişkiler
|
Ad |
Ünvan |
Büro’da kimin tarafından bilindiği |
İş ilişkisinin gücü |
|
|
|
|
|
10. Müvekkilden elde edilmesi planlanan Gelir Hedeflerinin gruplara dağılımı
|
|
Çalışma Grubu-1 |
Çalışma Grubu-2 |
Çalışma Grubu-3 |
|
2015 |
|
|
|
|
2016 |
|
|
|
11. Müvekkil toplantıları/seminerler
|
Tarih |
Katılımcılar |
Notlar |
|
|
|
|
12. Müvekkil ile yapılan işlerin özeti
|
|
