Ana Sayfa \ Makaleler
Şirket içi Hukuk Departmanları Yönetimi
Hukuk Departmanı Performans Ölçüm Kriterlerinin Tanımlanması
Şirket avukatlarının iş idaresi, stratejik amaçlar, rekabetçi engeller gibi yönetim bileşenlerinden hangilerini daha iyi anlamalarını veya hangilerine duyarlı olmaları gerektiğini şirketlerin yöneticilerine sorduğumuzda genellikle aşağıdaki sözleri duyarız:
- Avukatlarımız ihtiyaçlarımızı karşılamaya çalışıyorlar ama “size nasıl yardımcı olabiliriz” gibi bir tutum sergilemeleri daha faydalı olur.
- İşleri yapmada çok daha hızlı olmalıdırlar. Bir işin ne zaman yapılması gerektiğine dair belirlenmiş bir standardımız yok.
- Hukuk departmanımız çıkıp da bizlere iş akışları nasıl ve kendileri nasıl daha etkin çalışabilirler diye bir sunum yapsalar mükemmel olacak.
- Hukuk departmanından hiç kimse bizi ziyaret etmedi.
- Hukuk departmanından bizim yaptığımız işi daha iyi anlamalarını bekliyoruz. Nasıl yardımcı olabilirler, nasıl daha iyi entegre olabilirler ve gerektiğinde bize nasıl daha hızlı görüş bildirebilirler.
- Hukuk departmanı işimizi ve karşılıklı iş ilişkilerini çok iyi anlamış gibi görünmüyor.
- Bazı anahtar önemdeki tedarikçilerimizden bizimle sözleşmeye dayalı bir ilişkiye girmeleri beklendiğinde hukuk departmanınn yaklaşımı sebebiyle korkuyorlar.
- Çok fazla sayıda bir şeyi neden yapamayacağımıza dair bilgi var ama bunu nasıl yapabiliriz veya gerçekleştirebiliriz sözünü az duyuyoruz.
- Hukuk departmanımız kendisini tekrar eden işlerde daha fazla verimlilik analizi yapmalı ve daha sonra verimliliği nasıl artırabileceğini göstermeli
Yapılan bir araştırmada her bir hukuk fonksiyonunun organizasyon açısından önemi daha sonra da hukuk departmanının bu fonksiyonları ne etkinlikle yerine getirdiği sorulduğunda avukatların iyi yapıldığını düşündükleriyle yöneticilerin algıladıkları arasında bir uyumsuzluk olduğunu gözlemlenmiş.
Önemli olduğu düşünülmesine rağmen aşağıdaki fonksiyonlar yöneticiler tarafından hukuk departmanı etkinlik ölçeğinde düşük puan almış.
- Son tarihlere uyum
- Çözüm odaklı olma
- İş stratejisi hakkında bilgi sahibi olma
- İş operasyonları hakkında bilgi sahibi olma
- Yüksek değerli işler üzerinde odaklanma
- Önleyici/proaktif görüş bildirme
- Geribildirimlere açık olmak
- Risk toleransının olması
Hukuk departmanları beğense de beğenmese de performansları müşterileri (şirket içinde kendilerinden hizmet talep eden diğer departmanlar;iç müşteriler) tarafından ölçümlenir. Eğer edilgen bir yaklaşımı benimserlerse neye göre ölçüleceklerini tamamen müşterileri belirlemiş olur. Alternatif olarak, ölçüm kriterini yaratmada ve şekillendirmede hukuk departmanları yardımcı olabilir.
Aynı durum yöneticileriyle iş ilişkisinde olan Baş Hukuk Müşavirleri için de geçerlidir. Eğer hukuk müşavirleri anlamlı ölçüm kriterlerini geliştirmenin önemini anlamazlarsa kendi departmanlarının katkısını göstermede büyük bir fırsatı kaçırmış olurlar. Daha fazla kaynak talebinde bulunurken ya da daha yüksek ücret isterken bu talep nasıl gerekçelendirilebilir? Tek yolu hukuk departmanının gerçekte şirkete ne katkıda bulunduğunun belgelenmesini sağlayacak bir süreç oluşturulmasıdır.
Yönetim kademesindeki birçok kişinin hukuk departmanlarının gerçekte ne yaptığını anlamadığı doğrudur. Yöneticiler, İnsan Kaynakları departmanlarının da ne yaptıklarını anlamayabilirler. Fakat İnsan Kaynakları departmanları hukuk departmanları gibi yöneticilerin gözünü korkutmaz. Bu yüzden hukuk departmanları kendilerinden çekinildiği durumda bile proaktif davranarak hangi kriterlerde şirkete katkı sağladıklarını ölçmelidirler.
Aşağıda açıklandığı gibi hukuk departmanının etkinliğini göstermek için kullanılabilecek farklı ölçüm kriterleri bulunmaktadır.
FİNANSAL ÖLÇÜM KRİTERLERİ:
Bütçe Performansı: Hukuk departmanının tahmini bütçeyi aşıp aşmadığı (aylık, çeyrek dönemlik ve yıllık bazda). Bütçenin aşıldığı dönemlerde neden aşıldığının açıklaması
Toplam hukuk departmanı harcamasının gelire oranı: Hukuk departmanı harcamalarının eğilimini incelemenin en çok kabul edilen standartlarından biridir. Bu kriter yıllar içinde departman giderlerinin karşılaştırılması sonucunda harcamaların gelire oranının yükselip yükselmediğini gösterir.
Çalışan başına düşen avukat sayısı: Hukuk departmanı büyüme oranının diğer bölümlere göre ne düzeyde gerçekleştiğini kontrol etmenin araçlarından biridir.
Üzerinde çalışılan proje adedi: Bu bilgi departmanın hangi hukuk alanlarında kaç dosya üzerinde çalıştığını gösterir. Bir alanda çok sayıda dosya üzerinde çalışılıyorsa böylece kaynakların hangi alanlara yönlendirilmesi gerektiği belirlenebilir.
Dış Avukatlık Bürosuna Gönderilen Yeni Dosya sayısı: Bu bilgi dış avukatlık bürosuna kaç adet yeni dosya gönderildiğini ve neden gönderildiklerini ortaya koyar. Ayrıca hukukun hangi alanlarında dış avukatlık bürolarının uzmanlık bilgilerinden faydalanıldığını ve en çok hangi dış avukatların kullanıldığını ortaya koyar.
Dış ve İç Maliyet Karşılaştırması: Hukuk departmanı avukatının ortalama saatlik maliyeti ile kullanılan dış avukatlık bürosu avukatlarının ortalama saatlik ücretleri karşılaştırılır. Bu sayede departmanda avukatlar tarafından yapılabilecek işlerin ne kadar maliyet tasarrufu sağladığı raporlanabilir.
Dava Başarısı: Davaya konu bir dosyanın şirketinize sağladığı tasarruf tahmin edilerek raporlanabilir.
FİNANSAL OLMAYAN ÖLÇÜM KRİTERLERİ:
Düzenli Müşteri Toplantıları: Şirketin hukuki ihtiyaçlarının hukuk departmanının yaptığı işlere uyarlanması iki yönlü iletişimi gerektirir. Kıdemli şirket yöneticisi ile hangi hukuki konuların önemli olduğu ve gündemdeki hukuki konulara dair bilgi paylaşımı bu toplantıların gündemini oluşturur.
Aylık Raporlama: Şirket yöneticilerinin hukuk departmanının yaptığı işlere dair tam bir bilgisi olmadığını varsayarak raporun aşağıdaki bilgileri içermesi beklenir:
(1) Önemli hukuki konuların üst düzey özeti ( şirketi ilgilendiren yeni düzenleme veya kanun değişiklikleri, önemi dava sonuçları)
(2) Alınan önleyici önlemlerin özeti (oluşturulan politika ve prosedürler, verilen eğitimler)
(3) Hukuk alanı ayrımında açılan yeni dosya adetleri ve özet dosya konusu bilgisi
(4) Kapatılan önemli dosyalara dair bilgilendirme (tamamlanan işler, kapanan davalar)
(5) İleriye yönelik işler için öneriler
Beklentileri Yönetmek: Şirket içinde önemli müşteri olarak addedilebilecek departmanlarla Hizmet Düzeyi Anlaşmaları geliştirmek. Bu anlaşmalarda yüksek değerli işleri neyin oluşturduğu, hukuk departmanından hangi tip işlerin dış avukatlık bürolarına verilebileceği, departmanlar tarafından talep edilen işlerin ne zaman tamamlanabileceği, iç müşterilerin hukuk departmanından ne gibi proaktif bilgi alabileceği yer alabilir. Son olarak söylenebilecek ise hukuk departmanına özgü ölçüm kriterlerini geliştirmek için şirket departmanlarının yöneticileri ile birlikte çalışma gereğidir. Böylece iç müşterilerinizi hedeflerinizi belirleme konusunda birlikte çalışmaya sevk edersiniz ve bu görüşmede kendilerinden önemli geribildirimler alırsınız.
Hukuk departmanını yönetmede en çok karşılaşılan güçlük organizasyona nasıl değer kattığınızı ve organizasyonun stratejik amaçlarına ulaşmasında nasıl yardımcı olduğunuzu göstermektir. Yukarıda anlatılan çalışmaların bu güçlüğü aşmada hukuk departmanında çalışan hukuk müşavirlerine yardımcı olacağını umarız.
Belli başlı 4 ölçüm kategorisi verimliliği ve etkinliği saptamada şirket içi hukuk müşavirlerine yön gösterir. Aşağıda belirtildiği gibi bu ölçüm kriterleri: karşılaştırmalar (benchmarking), hizmet alınan hukuk bürolarına ödenen tutarlar, müşteri memnuniyet ölçümleri ve şirket içi avukatların avukatlık işleri için harcadıkları zamanı kaydettikleri saat girişleri sisteminden alınan verilerdir.
Benchmark Karşılaştırmaları
Hukuk departmanını kısıtlı sayıda anahtar benchmark göstergesine göre karşılaştırdığınızda yönetimde odaklanacağınız alanları saptayabilirsiniz. Başka şirketlerin hukuk departmanlarına ait verileri elde etmek zor olduğundan yıllara göre kendi şirketinizde ölçüm sonuçlarının artış veya azalışlarını incelemek yararlı olacaktır. En önemli ölçüm kriterleri; gelirin yüzdesi olarak toplam hukuk işlerine yapılan harcamalar ve örneğin 1 Milyon TL gelire karşılık gelen avukat adedidir.
Şirket gelirinin belli bir yüzdesi olarak toplam hukuki harcama tutarı, şirket tarafından hukuk departmanına harcanan her harcama kalemini dikkate almalıdır. Dahili maliyetler; ücretler ve yerleşime dair maliyetler (kira, ofis maliyetleri,vb.) olarak düşünülebilir. Dış maliyetler ise; dış hukuk bürolarına ve hizmet sağlayıcılarına verilen tutarlardır. Bu rakamlar uzlaşma ücretleri, cezalar haricinde hesaplanır.
Objektif ve tutarlı olmak için hukuk departmanının farklı nitelikteki maliyetleri hesaplamaya dahil edilmelidir. Örneğin hukuk departmanına çalışan sayısına veya kullanılan alana orantılı bir kira gideri tahsis edilir. Dış kaynaklı maliyetler ise genellikle dış hukuk bürolarına verilen avukatlık ücretleri ve ilintili maliyetleridir.
Avukat ölçümlerine ilişkin olarak (çalışan başı hesaplamalarında kullanmak üzere) bazı kurumlar departmandaki tüm çalışanların sayısını oranlamada hesaba katarlar. Bunun sebeplerinden birisi avukat dışında paralegal ve hukuk profesyoneli çalıştıran, yani daha az maliyetli çalışanları istihdam eden departmanların maliyetlerinin sadece avukat çalıştıran bir hukuk departmanına göre daha iyi (daha düşük) görünmesidir. Sadece avukat çalıştıran hukuk departmanında avukatların da şirkette çalışan diğer profesyonel ekipten destek aldığını varsayarak her bir avukat için avukat olmayan bir çalışanın maliyeti de departman maliyetine eklenebilir.
Yıllar içinde izlenecek oranlara örnek olarak toplam gelire oranla ne kadar avukat çalıştırıldığı hesaplanabilir. Gelirin düştüğü yıllarda hukuk departmanı avukat sayısını artırırsa bu durum şirket yönetiminin dikkatini çekecektir. Yıllara göre ortalama değerler çok fark göstermiyorsa yönetim bundan memnuniyet duyabilir. Ortalamalardan sapılıyorsa bu durumda yönetimin dikkati bu alana çevrilmeli ve sebepleri incelemelidir.
Hukuk Bürolarının Maliyetleri
Önemli bir ölçüm kriteri de dış avukatlık bürolarına harcanan tutarlardır. Eğer hukuk departmanında hukuk yönetim yazılımı kullanılıyorsa, bu sayede dış avukat maliyetleri raporlanabilir ve kayıt altına alınabilir. Hukuk yönetim yazılımı olmayan departmanlar ise hukuk harcamalarını finansal yönetim ve muhasebe yazılımları ile takip ederler.
Hukuk yönetim yazılımı kullanmanın faydalarından birisi departmanda işleyişin takip edilmesi, harcamaların ve iş yükünün tahmini ile bütçeyi yönetmektir. Hukuk yönetimi yazılımının değerini; bu yazılımın iyi düzeyde, hızlı, anlaşılır ve grafikli harcama raporlarını dış avukatlık bürolarına, iş tiplerine ve ücret tiplerine göre hazırlayıp hazırlamadığı belirler. Ayrıca bu raporların daha iyi yönetim kararlarının alınmasında ne kadar yardımcı olduğu da önemlidir.
Müşterilerin Memnuniyet Düzeyleri
Müşteri memnuniyet anketleri hukuk departmanlarının müşterilere ne kadar iyi hizmet verdiğini algılamasını anlamasını sağlar. Müşteriler genenlikle aynı şirkette hukuk departmanından iş bekleyen diğer yönetim departmanlarıdır. Hukuk hizmetinin özellikleri olan zamanında hizmet verme, şeffaflık, yaratıcılık ve departmanda şirketin ihtiyacı olan hukuk uzmanlık bilgisinin geliştiriliyor olması müşteri memnuniyeti ölçüm kriterlerinde birleştirilebilir. Hukuk departmanları genellikle bu bilgileri online anketlerle toplarlar. Bu sayede nasıl performans göstediklerinin algılanmasına dair daha iyi bir veri ellerinde olur. Tipik olarak bir hukuk bürosu, iç müşterilerine bu müşterilerin farklı özelliklere dair anket soruları sorar.
Hukuk departmanı bu anket sonucunda görece daha zayıf olan hizmet verme özellikleri üzerine yoğunlaşıp düzeltme yoluna gidebilir. Daha da iyisi hukuk departmanı yöneticileri bu özelliklerin hangilerinin daha önemli olduğunu müşterilerine sorabilirler. Bir hukuk departmanı kendi performansını sayısallaştırabilirse daha odaklı olarak hangi alanları geliştireceğini kestirebilir. Bu anket yılda bir defa yapılsa bile sayılar karşılaştırmalı bilgi verir. Yıllar içinde ardarda toplanan sayısallaştırılmış performans verileri hukuk departmanı için daha da önemli veri teşkil eder.
Hukuk Departmanındaki avukatların görevleri
Hukuk departmanlarının küçük bir kısmı avukatlarının sürelerini projelere tahsis ederler. Çoğu departman bunu yapmak istemez. Bunun yerine baş hukuk müşaviri avukatların zamanlarının yüzde kaçını hangi işe ayırdıklarını yılda bir defa da olsa tahmin etmelerini isteyebilir. Bu tahmini yaparken de önceden belirlenmiş standart iş tiplerine göre sürelerin nasıl tahsis edildiği de öğrenilmek istenebilir. Bir iş listesinde genel iş ifadeleri bulunur. Örneğin; doküman düzenleme ve gözden geçirme, toplantılara katılım, dış avukatlık bürosu yönetimi ve diğer kategoriler. Eğer bu kategorilerden sadece 10 adedi işaretlenebiliyorsa bu durumda avukatların zamanlarını tahsis etmeleri zor veya zaman alıcı bir işlem değildir.
Hukuk yönetim yazılımı avukatların üzerinde çalıştıkları projelerin hangileri olduğunu, ne kadar süredir aktif olduğunu, hangi müvekkil grupları için çalışıldığını, projelerin tiplerini ve avukatların projelerde hangi işlerde ne kadar süre geçirdiklerini raporlayabilir. Bir doküman yönetim sistemi dokümanları müvekkil ve projelerle ilişkilendirirse avukatların zamanlarını nasıl geçirdiklerine dair daha fazla ipucu verebilir.
Böyle bir yazılım olmadığı durumda departmanın sunucusunda yeralan üretilmiş dokümanlardan yola çıkılarak departmanın avukatlarının uğraştığı işler ortaya konulabilir. Avukatlar dönemsel olarak üzerinde çalıştıkları önemli projeleri raporlarlar. Zamana dayalı olarak analiz edilen bu raporlar avukatların hukuk işleri için harcadıkları zamanı proje ve müvekkil ayrımında nasıl kullandıklarını ve hangi tip dokümanları ne sıklıkta ürettiklerini gösterir.
Yöntem ne olursa olsun avukatların zamanlarını nasıl kullandıkları üretkenlik ve kaynakların nereye yönlendirilmesi gereği konusunda hukuk departmanı yöneticilerine ve baş hukuk müşavirine bilgi verir.
Bahsedilen bu dört önemli performans ölçüm kriteri yönetimin harekete geçmesi için geçerli sebepleri sunar. Eğer benchmark kriterleri olumlu değilse bu durumda baş hukuk müşaviri önlem alabilir. Eğer iç müşteriler daha fazla eğitim istediklerini iletirlerse hukuk departmanı bu eğitimleri düzenler. Eğer sadece belli bir uzmanlık alanındaki işler dış avukatlık bürosuna gönderiliyorsa ve departmanda bu konuda uzmanlığı olan bir avukatı çalıştırmak önemli bir maliyet tasarrufunu sağlayacaksa böyle bir avukatı bünyede çalıştırmak mantıklı olabilir.
Eğer toplantılarda ve sözleşme incelemelerinde çok fazla zaman harcanıyorsa bu durumun sebepleri araştırılarak daha verimli toplantı yapma yöntemleri, sözleşmelerin daha kısa sürede incelenebilmesi için standart sözleşme ve sözleşme inceleme yönergeleri oluşturulabilir. Deneyimle harmanlanmış ve akıllı bir yönetim tarafından kullanıma alınmış, bilgi veren ölçüm kriterleri hukuk departmanlarının etkinliklerinin artırılmasını sağlar.
