Ana Sayfa \ Makaleler
Hukuk Bürolarında Risk Yönetimi
Risk Tanımı
Risk, kontrol edilmediğinde bir hukuk bürosuna zararlı olabilecek her husus olabilir. Kontrol edilmemiş bir risk olumsuz bir olay olarak gerçekleştiğinde mali yükümlülüğün ve masrafların artmasına, gelirlerin azalmasına, zaman ve kaynakların verimsiz kullanımına, büronun geçmiş başarılarından kaynaklanan şöhretinin zarar görmesine yol açabilir.
Risk genel olarak sonucun belirsiz olması olarak tanımlanır. Eğer bir işin sonucu belli ise riskten bahsedilemez. Risk yönetimi, olumsuz bir durumun ortaya çıkması olasılığı ile riskin olumsuz etkisinin birlikte değerlendirilmesini gerektirir. Bazı risklerin olumsuz etkisi büyük ama olma ihtimalleri çok düşük olabilir. Olumsuz etki çok büyük olabileceğinden ihtimali az olsa da önlem alınır. Risklerin etkisini azaltmak için genellikle masraf yapılarak önlem alınması gerekir. Masraf yapılacağı için riskler önceliklendirilir ve hangi riski önlemek için ne kadar harcama yapılacağı saptanır. Risk önleme planı mutlaka fayda/maliyet analizini içerir. Her işletme belli ölçüde riske katlanır. Tüm riskleri bertaraf etmek hem imkansız hem de çok pahalıdır.
Risk yönetimi için risklerin tanımlanması, olumsuz sonuçlarının değerlendirilmesi gerekir. Risk yönetimi ayrıca risklerin olası zararlı sonuçlarına karşı alınabilecek önlemlerin planlanması yürütülmesi ve işleyişin kontrolü anlamına gelir. Riskler tamamen bertaraf edilemez ama olumsuz etkileri azaltılabilir. Riski yönetmek için büro genelindeki uygulamalar sonuç olarak tüm işleyişin etkinliğinin artmasını sağlar. Etkin bir şekilde uygulanabilirse risk yönetiminin olumlu etkileri
- Müvekkillere verilen hizmet seviyesinin kalitesinin artırılması,
- Gelir ve kârlılığın artırılması,
- Önemli zararlara yol açabilecek sorunların erken tanımlanması ve çözümüdür.
Çoğu büroda yönetilecek risklerin alanları aşağıda sıralanmıştır:
1. Bilgi İşlem’e dair riskler
2. Mali riskler
3. Hukuk hizmetine yönelik riskler
4. Operasyonel riskler
Bilgi İşlem ve Mali yönetime ilişkin riskler bu konunun uzmanı profesyonel çalışanlarca önceden belirlenebilir. Genellikle bu riskleri engellemek için teknik olarak yapılacaklar tanımlanabilir. Hukuk hizmetine yönelik risklerin oluşmasını engellemek ise daha zordur. Sonuçta hukuk hizmetine yönelik oluşabilecek riskler bir büronun en önemli varlığı olan ününün zedelenmesine yol açabilir. Hukuk büroları zorlu koşullarda karmaşık konularda iş yapan karmaşık sistemlerdir. Bir hata olduğunda genellikle bir olaylar zincirinin yanlış işlemesi sonucunda olumsuz sonuç oluşur. Sadece son aşamada yapılan hataya bakarak genelleme yapmak veya karar vermek sorunu çözmez. Örneğin bir müvekkile sadece kanun maddelerini alt alta sıralayarak ve duruma uygun bir yorum katmadan gönderen ve bu yüzden müvekkilden olumsuz bir geri dönüş alan bir avukat, zamanında daha kıdemli bir avukat tarafından uyarılmadıysa sadece bu avukata tepki göstermek sorunu çözmez. İşlerin kontrolü ve düzeltilme sürecinde hata var demektir. Hukuk hizmetine yönelik riskleri yöneterek sürekli olarak en aza indirmek için çalışmak müvekkil memnuniyetini artıracaktır. Hukuk hizmeti uzun vadede riskleri en aza indirgenecek şekilde müvekkillere sunulduğundan büronun sürdürülebilir başarısı artacaktır.
Operasyonel riskler genellikle işe alım ve çalışan ilişkileri sebebiyle oluşabilecek riskleri içerir. Bu riskleri yönetmek için etkin bir İnsan Kaynakları yönetim sistemi kurulmalıdır. İşe uygun adayların seçilmemesi sebebiyle işten ayrılma oranının yüksek olması, yetersiz eğitim sebebiyle müvekkillere iyi hizmet verilememesi risklerin olumsuz sonuçlarıdır.
Riskleri yönetmek için en çok kullanılan yöntem kayıpları önlemek için planlama yapmak ve önlem almaktır. Örneğin mesleki hatalardan dolayı doğabilecek zararlara karşı büroyu koruyabilecek bir önlem mesleki sorumluluk sigortasıdır. Evrak kaybı, kanun maddesi değişmesine rağmen eski kanuna göre görüş verme, gibi bariz hatalar sonucu müvekkil ticari zarara uğrarsa uğranan zarar bu tip sigorta poliçeleriyle karşılanabilmektedir. Bilgi İşlem risklerine karşı alınabilecek önlemler ise bilgi güvenliği yatırımlarını yapmak, bilgi kayıplarına karşı önlemleri almak, kesintisiz çalışabilecek şekilde Bilgi İşlem donanım ve yazılımlarını geliştirip yatırım yapmaktır.
Risk yönetimi bir ölçüde geleceğe yönelik olarak maliyet tasarrufu yapmak demektir. Risklerin olumsuz etkisi gerçekleşirse çok büyük kayıplara yol açabilir. Bunun yerine risklerin etkisini azaltacak önlemler için yapılacak harcamalar bir tür sigorta görevini görmektedir.
Risklerin oluşabileceği süreçlerin incelenmesi
Aşağıda risk oluşabilecek önemli süreçler ve riskleri aza indirebilecek önlemler sıralanmıştır.
Yeni müvekkil kabul sistemi
Müvekkillerin bürodaki işinin kabulü ve alınmasında kullanılacak bir yöntem ile risk oluşturabilecek kurum ve kişilerin önceden anlaşılabilmesi mümkün olabilir mi? Özellikle yurtiçi ve yurtdışında birçok şirkete hizmet veren büroların müvekkil kabul kriterlerini oluşturarak en azından çok az bilgi sahibi oldukları müvekkiller hakkında bilgi toplamaları yerinde olur. Tekrar bir hukuk bürosuna başvuran önceden çalışılan bir müvekkilin avukatlık ücretini zamanında ödemediği, müvekkilin avukatları gereğinden çok fazla meşgul ettiği, anlaşmada olmayan işleri de avukatların önüne getirdiği kayıtlara bakılıp bilinebileceği halde hiç araştırma yapılmaması veya bu tip suistimallere karşılık önlemlerin alınmamış olması risk yönetiminde eksikliğe işaret eder.
Büro’da uygulanan ödüllendirme sistemi
Büronun hem ortakları hem de avukatları yeni gelen her işle orantılı ödül veya prim alıyor ve bu sistem müvekkillerin iyice araştırılmasını engelliyorsa bu süreç, riskleri davet etmektedir. Bu durumda işlerin büroya kabulünü sağlayan sistemin çıkar sahiplerinin etkisinden bağımsız olarak oluşturulması bir önlem olabilir.
İşlerin doğru tahsisi
Müvekkilin işinin önceden bu tip bir işte tecrübesi olan veya tecrübeli bir avukatın kontrolünde olan yeni bir avukat ile yürütülüp yürütülmeyeceğini kontrol eden bir süreç olmalıdır. Tecrübesiz bir avukatın müvekkile kontrol olmadan iş iletmesi müvekkil memnuniyetsizliğine yol açarsa bunun telafisi zor olacaktır. Bu sebeple hangi tip işlerin hangi kıdemdeki avukatlar tarafından üretileceği ve hangi kıdemdeki avukatların bu çalışmaları nasıl kontrol edeceğinin belirlenmesi gerekir.
Ödemelerde gecikmenin fark edilmesi
Büro’da müvekkillere gönderilen makbuzların geciktiğini takip eden ve bu konuda avukatları uyaran, avukatların da müvekkilleri zamanında uyarmasını sağlayan bir sistem olmalıdır. Ödemelerde gecikme riski, işler başlarken alınabilecek ön ödemeler, makbuzların sıkı takibi ve anlaşmaların ödeme hükümlerinin uygulanmasıyla aşılabilir.
Süreli işlerin takibi
Duruşma günlerinin tarihlerinin işlendiği, süresinde yapılması gereken itirazların tarihlerinin girildiği, sunulması gereken dilekçelerin kimin tarafından ne zamana kadar yazılacağının kaydedildiği ve işlenen bu bilgilerin ilgililerine hatırlatmaların gönderildiği bir sistemin olması hak kaybı ve müvekkil memnuniyetsizliğini önler, ayrıca tarih atlama risklerini aza indirir.
İşlerin zamanında yetişmemesi
Kritik önemdeki işler son ana mı bırakılmakta? Dosyalama önceden yapılmamış mı? Eğer bu hazırlıklar zamanında yapılmıyorsa işlerin yapılış şekli bu tip hazırlıklı olmama risklerine açık olacaktır. Müvekkile iş üretme sürecinin gözden geçirilerek gerekli önlemlerin alınması gerekir.
Çıkar (Menfaat) Çatışması
Çok basit bir örnek erecek olursak bir büro aynı anda davalı ve davacıyı temsil edemez. Böyle bir durumda iki taraf arasında açık bir çıkar çatışması vardır. Bununla birlikte aşağıda açıklandığı gibi çok daha farklı çıkar çatışması durumları olabilir.
- Bir büro farklı işlere ait de olsa iki rakip ticari işletmenin işini aynı zamanda almamayı tercih edebilir ve böyle bir durumu prosedürü haline getirebilir. Büro’nun müvekkilleri kendileriyle iş yapılırken rakiplerinin işinin büro tarafından alınmasını istemeyebilirler.
- Halihazırda çalışılan müvekkille yapılan sözleşme, gereği bu müvekkilin rakibiyle sürekli veya süreli çalışmama taahhüdü verilmiş olabilir. Yeni müvekkil mevcut müvekkilin rakibi ise çatışma doğabilir. Bu durumda mevcut müvekkille yapılan anlaşmanın koşullarının incelenmesi gerekir.
- Bir şirket satınalma işinde şirketi satın almaya niyetli alıcı adayı firma ile ortak teklif verilen durumda sadece bu firma ile teklif verme koşulu kabul edilmiş olabilir. Bu durumda başka bir firma bürodan aynı işle ilgili ortak teklif verilmesini isterse çıkar çatışması sebebiyle teklifin kabul edilmemesi gerekir.
Çıkar çatışması ihlali büroya çok zarar verebilir. Bu sebeple özellikle yeni iş alırken çok dikkatli olmak gerekir. Yeni bir müvekkilin işinin diğer işlerle çapraz sorgulanarak olası bir çıkar çatışması olup olmadığı sıkı bir şekilde kontrol edilmelidir.
