Ana Sayfa \ Makaleler
PERFORMANS YÖNETİMİ- Teknik Yetkinlikler ve Dosya Yönetimi
Hukuk bürolarında çalışan avukatların sayısal olarak ölçülemeyen performanslarını değerlendirmek, öznel yorum içerdiği için her zaman zor olmuştur. Özellikle, hukuk bilgisini kullanım açısından, avukatlardan beklenenleri, kıdem kademelerine göre listelemek ve listelenen bu kriterlere göre avukatların başarısını ölçmek her hukuk bürosu için zor bir uğraştır. Hakkaniyetli bir ölçüm ve başarılı avukatları performanslarına göre ödüllendirebilmek için bu konuda uygulanabilecek en doğru yöntem nicelik ölçütlerini olabildiğince açık, anlaşılır ve kolaylıkla gözlenebilir şekilde seçmektir. Bu sayede kanaat belirtilecek ölçütler tanımlanmış ve değerlendirme yapmak kolaylaşmış olur. Bu ölçütler ayrıca başlangıç, orta kıdem, kıdemli ve yönetici avukat ayrımında belirlenebilirse avukatlardan kıdemlerine göre beklentiler de netleştirilir. Başlangıç kıdeminin ruhsatını yeni almış 1-2 yıllık avukat, orta kıdem avukatların 3-4 yıllık avukat, kıdemli avukatların 5-7 yıllık avukat ve yönetici avukatların 8-10 yıllık avukat olduğunu varsayıyoruz.
1. TEKNİK YETKİNLİKLER
Teknik Yetkinlikler: Teknik Yetkinlikler bir avukatın temel hukuki bilgilerinin ne düzeyde olduğunun ölçümlenmesidir. Hukuki Teknik Bilgi Düzeyi, Hukuki Yazışma Bilgisi, Hukuki Analitik Bilgi kriterlerinden oluşur. Aşağıda bu yetkinliklerin kıdemler ayrımında listesini bulabilirsiniz.
1.1 Hukuki Teknik Bilgi - Başlangıç Kıdemi:
- Çalıştığı hukuk alanındaki hukuki prensipleri kavrama yeteneğine sahip olmak
- Hukuk alanındaki eksiklerini, okuyarak, tecrübeli avukatlara sorarak, dosyaları inceleyerek veya eğitimlerle kapatmak
- İşle ilgili insiyatif almak
- Kendi çalıştığı hukuk alanındaki veya diğer alanlardaki kıdemli avukatlardan bilgi almak
- Çalıştığı hukuk alanındaki hukuki gelişmeleri takip etmek
- Büro içindeki hukuki bilgi kaynaklarını (kütüphane,vb.) ve diğer bilgi kaynaklarını etkin kullanmak
1.1 Hukuki Teknik Bilgi – Orta Kıdemler:
- Hukuki çalışma grubundaki hukuki prensipleri çok iyi kavramak
- Diğer hukuk alanlarından ne şekilde destek alacağını planlamak
- Çalışma grubundaki hukuki gelişmelerle ilgili kendi bilgilerini güncel tutmak
- Bürodaki bilgi kaynaklarını etkin kullanmak
1.1 Hukuki Teknik Bilgi – Kıdemli avukatlar:
- Hukuki bilgisini zenginleştirirken en az bir uzmanlık alanını geliştirmeye başlamak
- Birden fazla veya birbiriyle ilgili hukuk alanlarındaki hukuki gelişmeleri takip etmek
- Diğer hukuk alanlarından ne şekilde destek alacağını planlamak
- Proaktif olarak büronun bilgi birikimine katkıda bulunmak
1.1 Hukuki Teknik Bilgi – Yönetici Avukatlar:
- Çalıştığı hukuk alanında kendisini uzman olarak kabul ettirmek. Diğer uzmanlık alanlarında görüş bildirebilecek düzeyde bilgi sahibi olmak
- Birden fazla uzmanlık alanında hukuki gelişmeleri takip etmek ve diğer çalışma arkadaşlarıyla bu bilgileri paylaşarak büronun genel uzmanlık seviyesinin artmasını sağlamak. Çalışma arkadaşlarının büronun bilgi birikimine katkı yapmasını sağlamak
1.2 Hukuki Yazışma Bilgisi- Başlangıç Kıdemi:
- Daha basit ölçüde hukuki dokümanların tümünü veya önemli kısımlarını yazılı olarak hazırlamak
- Yazılı dokümanları hazır hale getirmeden önce dokümanı yapılandırmak, kolay anlaşılır hale getirmek, yeterli uzunlukta metin üretmek
- Büronun genel doküman hazırlama ve biçim şartlarına dikkat etmek
- Yaptığı işi kontrol etmek ve detaylara hakim olduğunu göstermek
- Uygun olan durumlarda önceden üretilmiş benzer dokümanları kullanmak ve bu dokümanları yeni duruma uyarlamak
1.2 Hukuki Yazışma Bilgisi- Orta Kıdemler:
- Standart hukuki dokümanları hazırlamak
- Sunulacak bilgiyi anlaşılır ve mantıksal kurgusu tam olarak hazırlamak
- Detaylara üst düzeyde hakim olduğunu göstermek. Hatasız doküman üretmek. Ürettiği dokümanın sorumluluğunu ve kendisine yardımcı olan alt kıdemdeki avukatların sorumluluğunu da almak.
- Büronun genel doküman hazırlama ve biçim şartlarına dikkat etmek
- Uygun olan durumlarda önceden üretilmiş benzer dokümanları kullanmak ve bu dokümanları yeni duruma uyarlamak
1.2 Hukuki Yazışma Bilgisi- Kıdemli Avukatlar:
- Görece karmaşık dokümanları hazırlamak
- Yazılı dokümanın içerik ve stil açısından dokümanı kullanacak kişiye uygunluğundan emin olmak
- Yazılı dokümanların yapılandırılmasını çok iyi yapmak. Gereksiz yere karmaşık hale
- getirmeden uygun şekilde dokümanı detaylandırmak
- Alt kıdemdeki avukatların yazılı dokümanlarını gözden geçirmek ve hatalarını düzeltmek
- Standart ve önceden üretilmiş benzer dokümanları nasıl kullanacağını ve ne zaman geliştireceğini bilmek ve uygulamak
1.2 Hukuki Yazışma Bilgisi- Yönetici Avukatlar:
- Oldukça karmaşık hukuki dokümanları hazırlamak
- Hazırlanan dokümanı çok iyi yapılandırmak ve uygun oranda detaylandırmak
- Alt kıdemdeki avukatlara hukuki doküman üzerinde yaptığı teknik değişiklikleri açıklamak
- Önceden müvekkilin dokümana dair ne sorular sorabileceğini düşünerek dokümanı buna uygun hale getirmek
1.3 Hukuki Analitik Bilgi - Başlangıç Kıdemi:
- Detaylı hukuki araştırma yapmak
- Hukuki araştırmanın sonuçlarını çalışma arkadaşlarına ve müvekkillere etkin bir şekilde sunmak
- Temel hukuki konularda müvekkilin bakış açısını anlamak ve ayrıntılar üzerine odaklanmak
- Hukuki konuların iş üzerindeki etkilerini anlamak
- Kıdemli avukatların kontrolü aşamasına kadar kendisinden istenilen işleri yapmak
1.3 Hukuki Analitik Bilgi – Orta Kıdemler:
- Temel hukuki bilgileri tanımlamak, analiz etmek ve önceliklendirmek. Bunları müvekkillere ve çalışma arkadaşlarına etkin bir şekilde anlatmak
- Müvekkillerin temel hukuki problemlerini çözmek ve anlayabilecekleri şekilde hukuki danışmanlık bilgisi vermek
- Hukuki konuların iş üzerindeki etkilerini anlamak ve bunları analiz etmek
1.3 Hukuki Analitik Bilgi – Kıdemli avukatlar:
- Karmaşık hukuki konuları tanımlamak, analiz etmek ve önceliklendirmek. Bu konuları müvekkillere ve çalışma arkadaşlarına etkin bir şekilde anlatmak
- Müvekkillerin görece karmaşık hukuki problemlerini çözmek ve anlayabilecekleri şekilde hukuki danışmanlık bilgisi vermek
- Artan ölçüde karmaşık dokümanlardaki değişiklikleri hazırlamak
1.3 Hukuki Analitik Bilgi – Yönetici Avukatlar:
- Karmaşık hukuki konuları tanımlamak, analiz etmek ve önceliklendirmek. Bu konuları müvekkillere ve çalışma arkadaşlarına etkin bir şekilde anlatmak
- Farklı karakterdeki müvekkillere farklı hukuki konuları uygun şekilde aktarmak
- Müvekkillerin karmaşık hukuki problemlerini çözmek ve anlayabilecekleri şekilde hukuki danışmanlık bilgisi vermek. Karmaşık hukuki konuların iş üzerindeki etkilerini anlamak.
- Birbirleriyle ilintili ve karmaşık dokümanları hazırlamak
2. DOSYA YÖNETİMİ YETKİNLİKLERİ
Dosya Yönetimi: Dosya Yönetimi performans kriteri genel olarak bir avukatın kendi sorumluluğuna verilen işleri nasıl planlayıp yürüttüğünün başarı ölçüsüdür. İş Yönetimi, işleri devretmek ve proje yönetimi kriterlerinden oluşur.
2.1 İş Yönetimi - Başlangıç Kıdemi:
- Mükemmel organizasyonel yeteneklerine sahip olmak. Dosyaları, yazışmaları ve masasını sürekli düzgün tutmak
- İşi tamamen sahiplenmek ve işin başlangıcında işlerin tamamlanması için gerekli soruları sormak
- Kendi zamanını yöneterek birbiriyle çatışan talepleri önceliklendirmek ve işin zamanında bitmesini engelleyebilecek durumların bilgisini kıdemli avukatlara vermek
- Takımı tüm gelişmelerden, tatillerden, çalışma kesintilerinden ve mevcut olmayan avukatlardan haberdar etmek
- Devam eden bir işi herhangi bir zamanda bir çalışana devredecek şekilde yönetmek
2.1 İş Yönetimi - Orta Kıdemler:
- Bir işte kendi sorumluluk alanını yönetmek ve kişisel sorumluluğu olan alanları anlamak
- Kendi zamanını yöneterek birbiriyle çatışan talepleri önceliklendirmek ve işin zamanında bitmesini engelleyebilecek durumların bilgisini kıdemli avukatlara vermek
2.1 İş Yönetimi - Kıdemli Avukatlar:
- Bir işte kendisinin ve daha az kıdemli takım üyelerinin sorumluluk alanlarını yönetmek
- Kendi zamanını ve daha az kıdemli avukatların zamanlarını yöneterek birbiriyle çatışan talepleri önceliklendirmek. Daha az kıdemli avukatlar için gerçekçi bitiş süreleri belirlemek
- Takım tarafından nelerin gerçekleştirilmesi gerektiğini ve bunun işi ve diğer takımları nasıl etkileyeceğini tanımlamak. Mevcut kaynaklara karşılık işyükünü sürekli gözden geçirmek ve takım üyelerinin farklı yeteneklerinden yararlanmak
- Bir defada farklı işler üzerinde rahatlıkla çalışabilmek. Müvekkilin ve büronun taleplerini yönetebilmek. Müvekkil beklentilerini ve diğer aktiviteleri zamanında yönetmekte etkin olmak
2.1 İş Yönetimi Yönetici Avukatlar:
- Bir işte kendisinin ve daha az kıdemli takım üyelerinin sorumluluk alanlarını yöneterek kimin neyden sorumlu olduğunu ortaya çıkarmak. Ayrıca daha kıdemli avukatları da gelişmelerden haberdar etmek
- Kendi zamanını ve daha az kıdemli avukatların zamanlarını yöneterek birbiriyle çatışan talepleri önceliklendirmek. Daha az kıdemli avukatlar için gerçekçi iş bitiş süresi belirlemek.
- Kullanılabilir kaynaklardan azami ölçüde faydalanmak için yapılar, roller sorumluluklar yaratmak. Her takım üyesinin işi zamanında bitirmek için ihtiyaçlarını anlamasını sağlamak. İşler yapılmadığında devreye sokulabilecek bir plana sahip olmak ve bu tip durumları yönetmeye çalışmak
- Bir seferde birden fazla müvekkil işini görmeye çalışmak
2.2 İşleri devretmek - Başlangıç Kıdemi:
- Uygun durumlarda hukukçu olmayan iş takipçilerini, asistanları ve diğer kaynakları kullanmak
- Devredilmiş işleri anlaşılır şekilde açıklamak
- Kıdemli avukatlara iletmeden önce iletilen işlerin doğruluğundan emin olmak
2.2 İşleri devretmek - Orta Kıdemler:
- İş devretme yetkinliklerini geliştirmeye devam ederek uygun durumlarda hukukçu olmayan iş takipçilerini, asistanları ve diğer kaynakları kullanmak
- Daha az kıdemli avukatlara işleri ve hedefleri anlaşılır şekilde açıklamak, hedeflere zamanında ulaşılmasını sağlamaya çalışmak
- Daha kıdemli avukatlarla paylaşmadan önce devrettiği işlerin teknik doğruluğundan emin olmak
2.2 İşleri devretmek - Kıdemli Avukatlar:
- Diğer avukatları zorlayacak ama yapabilecekleri işleri kendilerine devretmek
- İşleri ve amaçları açıklayıcı ve etkin olarak ifade etmek ve bir takım içinde diğerlerini denetlemekten sorumlu olmak
- Daha kıdemli avukatlarla paylaşmadan önce delege ettiklerinin teknik doğruluğundan ve hatasız olduğundan emin olmak
2.2 İşleri devretmek - Yönetici Avukatlar:
- Diğerlerine nasıl iş devredileceğini öğretmek
- Devredilen işlerin kalitesinin sorumluluğunu üzerine almak, iş sonuçlarının teknik olarak doğruluğundan ve müvekkilin ihtiyaç ve amaçlarını karşıladığından emin olmak
- Üst düzeyde etkinlik için işin doğru düzeyde yapıldığından emin olmak
2.3 Proje yönetimi - Başlangıç Kıdemi:
- Saat girişlerini düzenli ve açıklayıcı olarak günlük girmek
- Büro’nun iç kontrol, risk ve ve prosedürlerini anlamak ve bunlara uygun iş yapmak
2.3 Proje yönetimi - Orta Kıdemler:
- Büro’nun iç kontrol, risk ve ve prosedürlerini anlamak ve bunlara uygun iş yapmak.
- Bir işin bütçesini, kaynaklarını izlemek, çıkabilecek sorunları tanımlamak ve kıdemli avukatları bu sorunlara karşı uyarmak
- Bütçelemenin önemini ve bir iş için maliyetleri izlemeyi anlamak
2.3 Proje yönetimi - Kıdemli Avukatlar:
- Yapılacak iş için gerekli riskleri ve prosedürlere uyma sorumluluğunu üzerine almak
- Uygun kıdemli takım üyeleriyle önceden oluşabilecek sorunları görüşerek büronun yapısına uygun olarak bir işin bütçesini hazırlamak ve izlemek
2.3 Proje yönetimi - Yönetici Avukatlar:
- Risk ve uyum prosedürlerinden sorumlu olmak
- İş için önerilen bütçeyi gözden geçirmek. Ortaklara danışarak fiyatlama kararlarını vermek
- İşler henüz müvekkile sunulmadan ve faturalanmadan bu işleri denetlemek ve oluşabilecek problemleri öngörmek
